המדריך לבר מצווה - טיפים לאירוע

מחבר: 
ליין הפקות

בשנים האחרונות הפכו מסיבות הבר מצווה לחלק בלתי נפרד מחגיגות המצווה של המתבגרים.
בהתאם לכך, ארגון ותכנון מסיבות שכאלו הפך למתיש, מסורבל, מבלבל ויקר.
לכן, הנה מספר טיפים לקראת תכנון האירוע:

* הצעד הראשון בו תצטרכו לנקוט הוא אפיון הקהל שיאכלס את האירוע, או במילים אחרות, שאלו את עצמכם "את מי מזמינים ?".
רצוי לחשוב בקפידה על קהל המוזמנים מכיוון שבאופן ישיר, ככל שיגדל מספר המוזמנים כך ההוצאה הכספית תגדל, לדוגמא: מקום האירוע יצטרך להיות גדול יותר ומספר המנות יגדל גם כן בהתאם.
קהל ספציפי שרצוי לקחת בחשבון הוא חברי הכיתה של בר המצווה.
יש המעדיפים לעשות אירוע אחד ומרכזי לכולם בעוד שיש המעדיפים לעשות מסיבה אחת למשפחה ומסיבה אחרת (ובדרך כלל פשוטה וזולה יותר) לחברים.

*לאחר שהוחלט אל אילו אנשים יוזמנו, רצוי לעשות רשימה שמית וספירה של האנשים בכדי לקבל תמונה כללית לגבי מספר המוזמנים הצפויים להגיע לאירוע

*כעט הגיע הזמן לחשוב מתי לעשות האירוע.
בעוד שרוב האנשים מעדיפים לערוך את המסיבה במהלך השבוע בערב, יש אפשרות לעשות את האירוע ביום ו' בצהריים ובכך לחסוך בהוצאות כספיות.
אירוע ערב מאופיין בד"כ בשימת דגש על ריקודים, הופעות, גימיקים ו-"שואו" בעוד שאירוע צהריים נחשב לרגוע ומתון יותר.
מומלץ בד"כ לערוך את המסיבה ביום העליה לתורה או בסמוך לו בכדי להימנע מסיבוך עם מוזמנים שמגיעים מרחוק ומתקשים להגיע לאיזור.
במקרים מסויימים האפשרות הטובה ביותר היא לארגן מקום לינה לאלו שמגיעים מרחוק.

*זיכרו שמקום האירוע צריך להיות ניטרלי במידה מסויימת לכל המוזמנים מבחינת המיקום כדי לא להקשות על המוזמנים להגיע.
נסו למצוא מקום אשר ממוקם פחות או יותר במרכז של האנשים הרחוקים ביותר.

*כאשר תחליטו על מקום האירוע בו תיערך המסיבה תדרשו להגיד כמה מוזמנים יש לכם על מנת שהמקום יוכל להיערך ולהתארגן בהתאם.
מומלץ מאוד להזמין מספר מקומות קטן באופן יחסי ממספר האנשים שהזמנתם.
רוב הסיכויים שמספר מסויים של אנשים לא יוכל להגיע בעקבות סיבות של הרגע האחרון ועל כן חבל שיבוזבז כסף על מנות של אנשים שלא הגיעו.
כך למשל אם יש לכם 250 מוזמנים בסך הכל, הזמינו כ-230 מקומות.
אל דאגה, במקרה ויגיעו בסופו של דבר יותר מ-230 מוזמנים לא תיהיה בעיה להושיב אותם ולהגיש להם מנות גם כן.

*בעת הסימון השמי על השולחנות באירוע, מומלץ לתת תיאורים כלליים לגבי מי אמור לשבת בכל שולחן על מנת שלא להגיע למצב בו ישנם שולחנות ריקים או מקומות חסרים עליהם תצטרכו לשלם במקרה וחלק מהמוזמנים לא יגיעו.
סימון כללי מאפשר לצמצם את המוזמנים במספר השולחנות במקרה הצורך.

*כדאי תמיד לדאוג שבאירוע יוצעו לאורחים מנות שמתאימות גם לצמחוניים כדי להימנע מחוסר נעימות במקרה ולא ידעתם שמישהו מהאורחים צמחוני.

*אם החלטתם להזמין את חבריו לכיתה של בן המצווה ומספר הילדים הצפוי להגיע הוא גדול יחסית, חשוב לזכור שניתן לעשות תפריט במיוחד לילדים אשר כולל ארוחות המתאימות יותר לילדים ושעלותו נמוכה יותר.

*מומלץ לוודא שהצלם באירוע ישתמש בציוד ללא כבלים בכדי למנוע תאונות מביכות.

*בכדי לגוון את האירוע ולהפוך אותו למיוחד יותר ואף מרגש יותר בשביל ילדכם (שבוודאי הולך להשוות את האירוע שלו עם זה של חבריו) מומלץ להשתמש בגימיקים שונים כמו
הקלטת שיר, הקלטת ברכות, קליפים וכדו'.
על כך נרחיב בהמשך.

כל הזכויות שמורות לליין הפקות © 2011
בניה וניהול אתר